En ocasiones, noto que tanto yo como la mayoría de las personas tienden a crear sistemas organizativos y de gestión de tareas bastante complicados. Hoy, quisiera explorar el porqué de esta tendencia y cómo simplificarla.
Los sistemas de tareas complejos suelen exigir una gran cantidad de trabajo general. Cuando dedicamos mucho tiempo a organizar y revisar nuestro sistema, podríamos emplear ese tiempo de manera más significativa.
Me gustaría desmitificar la idea de que tener sistemas de productividad más avanzados nos hace automáticamente más productivos. La capacidad para enfrentar la incertidumbre y la resistencia es crucial, y esto no se encuentra inherentemente en un sistema de productividad.
Lo mismo se aplica a los sistemas organizativos o de toma de notas; tener uno más avanzado no nos convierte automáticamente en personas más organizadas. Distraernos es una tarea laboriosa, y a veces, simplemente estamos reorganizando las tumbonas del Titanic.
¿Por qué complicamos tanto nuestros sistemas? En gran medida, se trata de miedo. El miedo a sentirnos abrumados, a temer que no podamos manejarlo todo. Creemos erróneamente que un sistema más avanzado será la respuesta para abordar todas nuestras responsabilidades.
Lo que compartiré a continuación es un sistema simple, no como la solución perfecta, sino como un modelo que destaca la simplicidad de las cosas. Además, discutiré la mentalidad subyacente a este sistema simple y abordaré las objeciones comunes a esta forma de simplicidad.
El Sistema Simple:
Consiste en crear una lista única de tareas. Una lista que contenga todo lo que necesitas hacer. Diariamente, selecciona algunas tareas de esa lista en las que concentrarte.
Por ejemplo, revisa tus correos electrónicos y traslada cada tarea a tu Lista Única. Organiza tu bandeja de entrada archivando correos para mantenerla limpia. Repite el proceso con mensajes que requieren acciones o decisiones. Las aplicaciones de mensajes y correos electrónicos no son ideales para almacenar tareas.
Si encuentras cosas en el escritorio de tu computadora, agrúpalas en tu Lista Única. Revisa las múltiples pestañas abiertas en tu navegador, identifica las tareas asociadas, agrégales a tu lista y cierra las pestañas.
Ahora, cuentas con una lista más simple. Es normal sentirse abrumado, y es aquí donde exploraremos el modelo mental subyacente a este sistema para comprender su eficacia.
Modelo Mental Subyacente:
La abrumadora sensación que experimentamos con una lista extensa se debe a la percepción errónea de que debemos completar todas las tareas. Tememos que, si no lo hacemos, nuestra valía se vea comprometida de alguna manera. Este enfoque de autoevaluación basado en la terminación de tareas genera estrés e inquietud constante.
En cambio, propongo una visión diferente: considerar las tareas como opciones para crear el arte de nuestras vidas. Imagina una paleta de pinturas, donde cada tarea es un color con el que puedes pintar tu lienzo. No es necesario completar todas las pinturas de la paleta para sentirte completo. Estas son herramientas para expresarte y crear tu arte, un proceso más liberador y menos enfocado en la finalización.
Respuestas a Obstáculos Comunes:
Tener una lista demasiado larga:
- Respuesta: Mantén una lista «Hoy» más corta. Al final de cada día, elige algunas tareas de la Lista Única y colócalas en la lista «Hoy» para tener un plan ya hecho para el día siguiente.
Decidir en qué concentrarse diariamente:
- Respuesta: Si luchas por decidir qué poner en tu lista «Hoy», es posible que te enfrentes a la incertidumbre. Permítete un momento de «no sé». Las respuestas vendrán. Crea un ritual diario para elaborar tu lista «Hoy» y disfruta de este proceso como la creación de arte en tu vida.
No terminar la lista «Hoy»:
- Respuesta: Similar a crear arte, no terminar una tarea no es un problema. Puedes seguir trabajando en ella, comenzar de nuevo o incorporar partes en futuras tareas. La clave está en verlo como parte del proceso creativo.
Manejo de reuniones, llamadas, citas:
- Respuesta: Incorpora estas actividades en un calendario en lugar de en una lista de tareas. Revisa tu calendario la noche anterior y por la mañana para estar al tanto.
Organización temática de tareas:
- Respuesta: Si prefieres segmentar tus tareas por categorías (finanzas, llamadas, mandados), está bien. La clave es mantenerlo simple y efectivo.
Abandonar tareas y sentirse desorganizado:
- Respuesta: Si olvidas ciertas tareas, decide si son importantes y reserva tiempo para ellas. La sensación de desorganización es subjetiva y puede ser gestionada; incluso puedes crear arte con ella.
El peso de una lista extensa a menudo nos lleva a sentir que debemos terminar cada tarea para tener éxito. Sin embargo, entender que la vida es un lienzo en constante evolución permite apreciar las tareas como pinceles con los que creamos nuestro arte.
Afrontar la incertidumbre en la elección diaria de tareas es crucial. En lugar de luchar contra el «no sé», permítete ese momento. Las respuestas a menudo llegan en la pausa, transformando la creación de la lista «Hoy» en un ritual diario significativo.
La finalización de la lista «Hoy» no es una medida de éxito. Similar a pintar un cuadro, algunas tareas pueden requerir tiempo adicional. La no finalización no es un problema, sino una oportunidad para seguir trabajando en el lienzo de la vida.
La organización temática de tareas puede integrarse, pero mantenerla simple es clave. La paleta de colores puede tener secciones, pero no debe convertirse en una tarea ardua. La flexibilidad es esencial para evitar la rigidez organizativa.
Revisar y ajustar la lista «Hoy» al final de cada día es crucial. No es solo un ejercicio práctico, sino una oportunidad para reflexionar sobre el arte que estás creando y ajustar tus colores según sea necesario.
La gestión de reuniones, llamadas y citas se incorpora mejor al calendario. Al revisar el calendario diariamente, te conectas con las actividades programadas y mantienes la conciencia de tu lienzo en evolución.
El miedo a la inadecuación si no completamos una tarea proviene de una visión errónea de nuestra valía. Al adoptar la perspectiva de crear arte, reconocemos que cada tarea es una elección, no una obligación impuesta.
La sensación de desorganización es un sentimiento subjetivo. Similar a la creación artística, puede coexistir con la productividad. Aprender a trabajar con este sentimiento es una habilidad valiosa.
El arte de la vida no se mide por la cantidad de tareas completadas, sino por la autenticidad y expresión en cada pincelada. La simplicidad en las tareas no solo mejora la productividad, sino que también desencadena una mayor conexión con el proceso creativo.
Al adoptar la mentalidad de ver las tareas como herramientas creativas, transformamos la forma en que abordamos la productividad diaria. La paleta de colores de la vida se expande, y cada tarea se convierte en una oportunidad para agregar un toque único a nuestro lienzo en constante cambio.